Jak udržet firemní finance pod kontrolou?

Když vedete malou firmu nebo jste živnostník, je pro vás velmi důležité mít finance pod kontrolou. Jedině tak se vyhnete nepředvídatelnému dluhu, zajistíte si dostatek prostředků pro investice a růst vašeho podnikání. Přinášíme vám pár tipů, které vám v tom mohou pomoci.

Udržujte si přehled o svém účetnictví

Najměte si účetní nebo si pořiďte účetní software, ale v každém případě je velmi důležité, abyste sledovali své příjmy a výdaje. Sledujte všechny obchodní výdaje, malé i velké. Především ty malé se mohou velmi rychle nasčítat, díky kontrole si je ale dokážete ohlídat. Naplánujte si pravidelné výdaje a také si stanovte cíle, kterých chcete dosáhnout. To vám pomůže řešit možné budoucí překážky.

Hlídejte fakturaci

Faktury zasílejte co nejdříve po dodání zboží nebo služeb. Nastavte platební podmínky v délce 7–14 dnů, abyste se ujistili, že se na jejich placení nezapomene. Hlídejte si stav zaslaných faktur, prostřednictvím nějakého fakturačního systému případně v kalendáři. Systém máte výhodu, že nabízí funkci pro posílání upomínek v podobě šablony e-mailu nebo SMS zpráv. Příchozí platby spárujte podle referenčních čísel s fakturami. Budete tak vždy vědět, která faktura je zaplacená celá, kde je uhrazená jen záloha a která faktura je neuhrazená.

Samostatné obchodní a soukromé účty

Udržujte si samostatný obchodní bankovní účet. Míchání obchodních peněz s osobními financemi je nejlepší recept na nevysvětlitelné ztráty a pořádné problémy. Udržování peněz vaší firmy odděleně usnadní měření zisku a pomůže vám udržet si přehled o vašich výdajích. Sledujte osobní půjčky do vašeho podnikání. Uchovávejte si přesné záznamy o tom, kolik ze svých soukromých peněz jste si „půjčili“ pro své podnikání. Když firma začne vydělávat peníze, můžete snadno splácet svou půjčku přednostně. Pro firemní výdaje používejte pouze firemní kartu. Udržíte tak oddělené osobní nákupy od těch firemních. Navíc tak můžete získat i bonusy pro podnikatele. Každý měsíc si vyplaťte pravidelnou mzdu. Plat, který si vyplácíte, ale udržujte na minimu. Tedy takový, aby pokryl vaše výdaje a pravidelné odvody státu. Vedle toho si začněte odkládat pravidelnou část ze zisku, třeba s 10 % ze zisku, otestujte si tak ziskovost svého podnikání. Když si budete dávat pravidelně tuto sumu stranou, vytvoříte si tak bezpečnostní síť pro neočekávané výdaje či těžší období.

Udržujte cestovní náklady na minimu

Při pracovních cestách a cestách na školení či veletrhy vybírejte levnější ubytování. Zbytečně velký luxus při ubytování vás stojí zbytečně moc peněz a dává i špatný příklad vašim zaměstnancům. Zjednodušeně řečeno, naplánujte si služební cesty, jako byste za ně platili sami.

Při plánování růstu postupujte obezřetně a opatrně

Když se pustíte do expanze bez plánu, může to mít katastrofální důsledky. Udělejte si proto předem rozvahu a zmapujte si možnosti, které máte. Zvažte pronájem zařízení místo nákupu. Pronájem zařízení vám pomůže vyhnout se počátečním nákladům na údržbu a zbytečnému přeplácení za vybavení, které potřebujete jen na určitou dobu. Můžete také zvážit pronájem kancelářských prostor, protože to usnadňuje přemístění a rozšiřování firmy. Neotálejte s půjčkou. Největší chyba, kterou můžete udělat, je čekat, až vaše firma bude ve finančních potížích. Zvažte žádost o úvěr spíše v období, kdy se vám daří. Půjčku můžete použít k rozšíření nebo jako zálohu pro případ nouze. Využít však můžete i další alternativy financování, které vám poskytnou potřebné finanční prostředky. Patří mezi ně například služby Cashbotu, který vám pomůže financovat faktury s dlouhou splatností.

Ujistěte se, že máte dostatek kapitálu

Malé podniky obvykle nemají dostatek kapitálu, aby přežily počáteční fázi. Udělejte si následující rozvahu: spočítejte své životní náklady na 3 měsíce a přičtěte obchodní výdaje na stejnou dobu. Počítejte, jako kdybyste neměli mít žádné obchodní příjmy. Neutrácejte zbytečně za vizitky, loga, nápisy, auta, vybavení a marketing, dokud nebudete mít na účtu skutečné příjmy.