Kancelář

Potřebujete znehodnotit citlivé dokumenty?

Téměř každá firma dnes operuje s citlivými informacemi. To, jak nakládat s těmi elektronickými, bude od května příštího roku řešit GDPR – nová legislativa EU. Jak ale naložit s papírovými daty, která už není zapotřebí skladovat? Na tom se nic nemění, musíte je skartovat.

Různé dokumenty je potřeba uchovávat určitou dobu – například účetní doklady pouhých pět let, účetní závěrku deset a mzdové listy až třicet let. Po uplynutí archivační povinnosti je nejvhodnější je skartovat, jelikož obsahují citlivá data o firmách i soukromých osobách. Na tom, kolik těchto dokumentů ve firmě je, pak záleží, jestli skartaci zvládnou svépomocí, nebo vše svěří odborníkům.

Ruční a elektrické skartovačky

Kdo se rozhodne skartovat dokumenty svépomocí, má na výběr z ručních a elektrických skartovacích strojů. Ty ruční jsou určené spíš do firem, kde dokumenty skartují občasně. Celý proces je totiž dost zdlouhavý, navíc je možné se takhle zbavit jen papírů. Elektrické skartovací stroje si obvykle poradí i s CD a kreditními kartami.

Kdybyste se náhodou chystali nějaký pořídit, sledujte zejména, kolik listů umí skartovat najednou, kolik jich zvládne za den a jaká je velikost rozřezaných dílů. Skartovačky řežou papír buď páskovým, nebo křížovým řezem. Ten druhý je bezpečnější, ale méně častý. Proužky bohatě postačí. Za první stupeň utajení (nejnižší) jsou považovány proužky o maximální šířce 12 mm. Při nejvyšším stupni utajení mají rozměry pouhých 1 × 5 mm.

Skartace od profesionálů

Ve firmách, kde je potřeba skartovat celé pytle nebo krabice dokumentů, se vyplatí zavolat odborníkům na skartace dokumentů. Ceny se pohybují v řádech pár korun za kilogram, což je výhodné, pokud si spočítáte, kolik času by prací strávil některý váš zaměstnanec.

Pomoc najdete například u firmy Ekoskart, jejíž doménou je kvalitní skartace dokumentů v Praze. Velikost částic, na něž rozřeže dokumenty jejich velkokapacitní skartovačka odpovídá důvěrnému utajení (6 × 40-53 mm).

Add Comment

Click here to post a comment

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Nakopněte podnikání!

Mobil pro top podnikatele

Potřebujete být online v práci i na cestách? Výkonný iPhone 11 se stane vašim nejlepším pomocníkem!

MZDY A PERSONALISTIKA

Potřebujete efektivní nástroj pro mzdovou problematiku? Využijte spolehlivý mzdový systém Vema HR!

CRM pro efektivnější podnikání

Přečtěte si, co je CRM systém a jak vám může být nápomocen i ve vašem podnikání.