Software pro řízení projektů aneb moderní metody zvyšování efektivity práce všeho druhu

V současné době technologií je neodmyslitelnou pomůckou projektových manažerů a jejich týmů software pro řízení projektů. Tento nástroj napomáhá ke vzájemné komunikaci, spolupráci a dosažení cílů v daném termínu s ohledem na řízení nákladů a výnosů. Kromě základních funkcí však nabízí i užitečné doplňky pro zrychlení a hlavně zkvalitnění prováděné práce, které bývají často opomíjeny.

Software pro řízení projektů v základní verzi

Pro každé pracovní odvětví i typ manažera existují specificky vytvořené programy, jejichž základní funkce jsou však totožné. Jednou z nich je plánování. To zahrnuje kromě možnosti stanovení mezních termínů dokončení příslušného úkolu i zobrazení upozornění jednotlivým členům skupiny. Výstupem je vizualizace nasbíraných dat, které následně pomáhají k přesnějšímu předpovídání vývoje i hledání nedostatků v procesu. Stejný cíl si klade i sledování stráveného času nad daným úkolem. Kromě produktivity tak lze kontrolovat stav plnění zadaných prací a zároveň i čerpání rozpočtu a příslušných výdajů. Všechny informace slouží k následnému hodnocení průběhu projektu. Nedílnou součástí je také spolupráce jednotlivých členů týmu. Používaný software zajišťuje potřebný sdílený přístup k dokumentům napříč odděleními i dalšími skupinami, které se na projektu podílejí. S tím souvisí i interní komunikace pro rychlé předání dostupných informací. Tímto způsobem je docíleno bezproblémového a kvalitního řízení projektů například v oblasti stavebnictví, IT nebo bankovnictví.

3 dostupné funkce, které není dobré přehlížet

• Videohovory
• Sociální sítě
• Přístup z mobilního telefonu

Manažeři často zapomínají na tyto 3 důležité součásti dostupných programů. Přitom se jedná o možnosti, které dokáží zjednodušit a zkvalitnit práci. Ve většině případů jde navíc o prvky základního vybavení běžně užívaných softwarů.

Komunikace v reálném čase jako základ hladkého průběhu realizace

Při kolektivní práci na projektu může být jedním z problémů komunikace mezi jednotlivými týmy a jejich pracovníky. Často jsou navíc součástí řešení i skupiny lidí z odlišných oddělení, měst a dokonce i zemí. Pro včasné a kvalitní dokončení práce je nutná jejich vzájemná spolupráce, kterou lze zajistit právě přes videohovory nebo chatování. Konverzace v reálném čase je jedním ze základních faktorů úspěchu.

Sociální sítě nejen pro zábavu

Další způsob komunikace je pomocí sociálních sítí. Hlavním rozdílem oproti předchozí variantě je jiný typ prostředí. Předávání informací touto neformální cestou navozuje osobitější atmosféru, která je pro kolegy často příjemnější. Udržuje tak lepší vztahy v kolektivu a vytváří příznivější pracovní podmínky, které se následně odrážejí v provedeném výkonu a realizovaném projektu.

Zapomíná se na mobilní telefony

Mezi základní prvky řízení projektu patří plánování, sledování pracovní doby, zadávání a plnění úkolů. Pro získávání aktuálních informací je dobré využívat i mobilní zařízení. S jejich pomocí lze takřka kdekoliv zobrazit potřebná data k plnění zadání. Zároveň je možné zadávat zpětnou vazbu v podobě hodin strávených konkrétní činností či předání vytvořených výstupů. To vše může pracovník provádět například na služební cestě nebo cestou ze schůzky a poskytne tak danému vedoucímu možnost k okamžitému rozhodnutí a ovlivnění průběhu projektu. Pro správné řízení projektu je důležitá vzájemná spolupráce jednotlivých členů týmu a také aktuální informace o průběhu a výsledcích. Základem je tedy zajištění vhodného způsobu komunikace, který bude dostupný kdykoliv a kdekoliv. S pomocí příslušných softwarů a běžně užívaných technologií lze kontrolovat hladký průběh plnění úkolů i kontrolu nad financemi a časem vloženým do daného řešení. Co si myslíte o komunikaci v pracovní skupině a jejím vlivu na výsledek realizace? Napište nám do komentářů, jaké způsoby předání informací by vám nejvíce vyhovovaly!